نرم افزار اتوماسیون اداری کارما

ویژگی ها

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری کارما 
اطلاعات پایه
1- امکان تعریف انواع نامه مانند: (وارده، صادره، داخلی، یادداشت یا پیش بینی)
2- امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه،...
3- امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
4- امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی،.....
5- امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی.
6- امکان تعریف انواع بایگانی های محلی.
7- امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه مانند: اصل، کپی و المثنی.
8- امکان تعریف انواع رونوشت نامه .
9- امکان تعریف دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه.
10- امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک.
11- امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
12- امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها(جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
13- امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان ارجاع و پیگیری و امکان تفویض اختیار کاربران.
14- امکان تعریف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده شود.)
15- امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه.
16- امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه) مانند صورتجلسات، روش ها و دستورالعمل های اداری، آئین نامه ها، فرم  ها و ......
17- امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر(دفتر تلفن) و امکان وجود تقدیم به صورت شخصی و عمومی.

عملیات مربوط به نامه های وارده
1- امکان ثبت مشخصات نامه وارده، شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه، نوع تحویل و .....
2- امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده، توزیع کننده و ثبت کننده نامه(جهت ردیابی فیزیکی نامه).
3- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
4- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
5- امکان ثبت پیوست های نامه
6- امکان ثبت رونوشت های نامه.
7- امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی
8- امکان خواندن نامه از طریق فایل (بعنوان مثال فایل های مربوط به شبکه دولت قابل گردش در سیستم اتوماسیون اداری هر سازمان باشد)، و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم.
9- امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی.
10- امکان الصاق انواع ضمائم و پیوستها شامل متن، عکس به نامه مورد نظر که به صورت پیوست الکترونیکی درج می گردد.
11- امکان الصاق پیوستی به صورت فیزیکی.

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی:
1- امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
2- امکان شماره گذاری بین نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمان
3- امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده
4- امکان تعیین تعداد و انواع پیوست های نامه.
5- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف.
6- امکان تنظیم جلسات داخلی سیستم سازمان توسط سیستم (مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعو درجلسه،تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعو در جلسه)
7- امکان ثبت وظایف به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاع کننده، زمان انجام و ... .

عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری
1- امکان پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات( متمرکز، نیمه متمرکز، غیر متمرکز)
(متمرکز شامل یک دبیرخانه مرکزی و جند دبیرخانه محلی، نیمه متمرکز شامل جند دبیرخانه مرکزی و هر دبیرخانه مرکزی شامل جند دبیرخانه داخلی، غیر متمرکز شامل چند دبیرخانه مستقل)
2- امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد غیر مجاز
3- توزیع نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
4- امکان اعلام دریافت نامه جدید
5- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار.
6- تشکیل پرونده برای کارها و نامه های مرتبط به آن و رویت و پیگیری گردش پرونده ها در سازمان.
7- امکان ثبت متن هامش.
8- امکان هامش نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص مورد نظر قابل رویت باشد و یا هامش عمومی باشد).

عملیات مربوط به نامه های صادره
1- امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه، نوع تحویل و .....
2- امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره.
3- امکان صدور نامه صادره به دستگاه های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه.
4- امکان تایپ و ویرایش نامه ها در داخل برنامه.
5- امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد.
6- امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی.
7- امکان تبدیل پیش نویس تایید شده به نامه.
8- امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه ها.
9- امکان تائید نامه صادره از طرف مقامات مربوط.
10- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
11- امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان.
12- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره.
13- امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم.
14- امکان تعیین تعداد و نوع پیوست های نامه صادره.
15- امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده.
16- امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل گیرنده.
17- انجام پیگیری توسط خود سیستم به صورت خودکار، ارسال پیام های پیگیری، جویا شدن نتیجه کار و ارائه هشدار در مورد دیر کرد اقدامات (هم به شخص ارجاع دهنده و هم به شخص ارجاع شونده).
18- امکان پیگیری کلیه دستورها و پیام های ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند و تاخیر دارند.
19- امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سال های قبل
20- امکان پیگیری ارجاع نامه ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص(حقیقی یا حقوقی) گیرنده و ....

عملیات مربوط به ارتباطات
1- امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس نوع نامه، نوع طبقه بندی، نوع ارسال، ارجحیت و ... به همراه طبقه بندی درختی موضوعات نامه.
2- امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده.
3- امکان ارجاع نامه به صورت تصویر، صوت، پیغام تلفنی و ... .
4- اسفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات(درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و ......... .
5- امکان استفاده از امضای دیجیتال.
6- امکان اعلام موافقت با عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی.
7- اعلا موضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه یافته است.
8- امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درخت واره.
9- امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه.



عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده
1- امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان.
2- تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، کارها، دستورها و یا پیام های ارجاع شده.
3- پیگیری مراحل مختلف کار از طریق کارتابل، دستیابی به علل تاخیر در انجام کارها، ردیابی وضعیت فعلی آن و نتایج اقدامات انجام شده روی نامه.
4- امکان تعریف انواع شبکه مورد پشتیبانی سیستم جهت اتصال کاربران سازمان به سیستم از طریق شبکه محلی موجود در ساختمان مرکزی.
5- امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم
6- امکان ثبت و ارسال پیغام ها ( از طریق متن، صوت و تصویر) و نمایش پیغام های موجود و دریافت شده.
7- امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و کاربران.
8- مشخص کردن زمان، موضوع و مکان قرارهای ملاقات با فعال کردن یادآوری توسط سیستم.
9- امکان اتصال کاربران از طریق خطوط تلفن و یا از طریق شبکه جهانی اینترنت.
10- امکان استفاده همزمان چند ایستگاه (کاربر) و تغییر همزمان اطلاعات.

امکانات جستجو و بررسی
1- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
2- امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل
3- امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه.
4- امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها.

عملیات مربوط به گزارش و مشاهدات 
1- امکان تهیه گزارش های دلخواه به صورت پارامتریک(Report Generator) و امکان چاپ، ذخیره سازی و بازیابی نتایج گزارش گیری.
2- امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان.
3- امکان گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
4- امکان ایجاد انواع گزارش های اجرایی، آماری، مدیریتی و پویا.
5- امکان نمایش نتایج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف.
6- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه هایی که تحت عنوانی خاص یا درمحدوده زمانی مشخص ارسال
شده اند.
7- امکان تهیه گزارش مربوط به ارجاعات، پیگیری و سوابق نامه ها.
8- امکان گزارش گیری از دفتر اندیکاتور.
9- امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات انجام شده در واحدها و همچنین تعداد نامه های ارسالی و دریافتی مربوط به سازمان.
10- امکان مشاهده و گزارش گیری از پیام ها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیام های ارسالی و حذف شده.
11- امکان مشاهده وگزارش گیری از پیام ها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیام های ارسالی و حذف شده.
12- امکان گزارش از نامه های دریافتی از بایگانی که هنوز در مقاطع زمانی مورد نظر به بایگانی بازگشت داده نشده اند.
13- امکان گزارش گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی های پستی و پست الکترونیک.
14- امکان ایجاد انعطاف پذیری در تصاویر مانند: چرخش، تعیین مقیاس تصویر، بزرگ نمایی، کوچک نمایی و ... .